Secretaresse medische vervolgopleidingen

Functie inhoud

Als secretaresse heb je een veelzijdige baan. Je bent de centrale persoon voor alles wat de medische vervolgopleidingen betreft. Jouw belangrijkste taken zijn:

• Complex agendabeheer van de Centrale Opleidingscommissie (COC Erasmus MC) en de coördinator van de Opleidingsregio Zuidwest Nederland (OOR ZWN).
• Voorbereiden en notuleren van diverse regelmatig terugkerende vergaderingen. En het beheren en bewaken van de actiepunten.
• Onderhouden van dashboard(s) en websites.
• Ondersteunen van de OOR-coördinator bij de verantwoording van de beschikbaarheidbijdrage en het opstellen van het Regionaal Verdeelplan.

Ook houd je je bezig met dagelijkse administratieve taken voor de medische vervolgopleidingen. Van nieuwsbrieven tot facturatie. En van zalenplanning tot de opmaak van documenten.

Je voert de meeste taken zelfstandig uit, in nauwe afstemming met de OOR-coördinator en de manager. Ongeveer 15x per jaar vindt er een bijeenkomst plaats buiten kantoortijden. Dit is meestal tussen 17.00 uur en 19.00 uur). Je werkt in teamverband. Als het nodig is vervang je elkaar bij afwezigheid en ondersteun je elkaar bij drukte.

Werkomgeving

Als Erasmus MC leiden we, samen met onze partnerziekenhuizen, jaarlijks ongeveer 800 artsen in opleiding tot specialist (AIOS) op. Binnen het Erasmus MC hebben de 39 medische vervolgopleidingen zich verenigd in de Centrale Opleidingscommissie (COC Erasmus MC). AIOS worden steeds meer regionaal opgeleid; dit samenwerkingsverband tussen Erasmus MC en 10 ziekenhuizen in de regio heet Opleidings- en Onderwijsregio Zuidwest Nederland (OOR ZWN). Jij voert dus werkzaamheden uit voor Erasmus MC en de 10 partnerinstellingen.

De Centrale Opleidingscommissie wordt ondersteund door de Academie voor Medische Vervolgopleidingen (OASE academie). Dit team bestaat uit adviseurs, ondersteuners en een manager. De OASE academie organiseert, faciliteert en professionaliseert AIOS en medisch specialisten. Als secretaresse word je onderdeel van het team, met een eigen takenpakket. Je wordt inhoudelijk (dagelijks) aangestuurd door de OOR-coördinator / COC secretaris.

Profiel

In deze functie ben je het visitekaartje voor de organisatie. Je bent representatief, blijft functioneren en presteren bij drukte en je toont initiatief. Je pakt werkzaamheden snel op en stelt prioriteiten. Je krijgt er energie van in teamverband een actieve bijdrage te leveren aan het verbeteren van de huidige administratieve processen. Maar je werkt ook graag zonder ondersteuning van anderen. Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden. De Nederlandse taal beheers je uitstekend in woord en geschrift. Daarnaast:

• Heb je een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo 4-niveau en hbo denkniveau.
• Heb je minimaal 5 jaar relevante werkervaring. 
• Ben je digitaal vaardig en beheers je de diverse Microsoft applicaties zoals Outlook en Teams.

Bekijk hier de voorwaarden voor indiensttreding bij Erasmus MC.

Wat bieden wij

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een bruto maandsalaris tussen de € 2.932,- en € 3.923,- (schaal 7) bij een volledige werkweek van 36 uur.
• Gedeeltelijk thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, net als 4 x 9 uur werken.
• Doorgroeimogelijkheden en opleidingen.
• Een 13e maand die we in november uitkeren en een reiskostenvergoeding.
• Een pensioenverzekering bij het ABP. Wij betalen 70% van je pensioenpremie waardoor je netto salaris hoger uitvalt dan je misschien denkt.
• Sportfaciliteiten in het Erasmus MC. En heb je een lekke band? Onze fietsenmaker repareert deze graag.

Alle arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao Universitair Medische Centra.

Meer informatie

Maak van deze vacature jouw nieuwe baan! Solliciteer nu via de sollicitatiebutton. 

Inhoudelijke vragen over de vacature? Managers Frederica Jousma, 06 155 883 22 en Eric Koenes, 06 501 552 08, beantwoorden deze met plezier. Van 6 tot en met 10 mei is Frederica afwezig. 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie is niet gewenst.