Secretaresse Experimentele Cardiologie & Klinische Epidemiologie

Functie inhoud

Als secretaresse ben je het organisatorische en administratieve aanspreekpunt voor de units Experimentele Cardiologie en Klinische Epidemiologie. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en weet wat nodig is om de dagelijkse ondersteuning goed te laten functioneren. 

Het zwaartepunt ligt bij Experimentele Cardiologie, maar juist de combinatie met Klinische Epidemiologie maakt deze functie afwisselend en uitdagend.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het ondersteunen van het hoofd van de Experimentele Cardiologie en de onderzoeksgroep bij dagelijkse secretariële en administratieve werkzaamheden.
• Het plannen en organiseren van afspraken en overleggen en het bewaken van actiepunten.
• Het voorbereiden van vergaderingen, het opstellen van agenda’s, notuleren en tijdig verspreiden van stukken.
• Het verwerken en bewaken van bestellingen, offertes en leveringen en het afstemmen met interne en externe leveranciers.
• Het ondersteunen bij personeels- en afdelingsadministratie, zoals ziekmeldingen, onboarding van nieuwe medewerkers, stagiaires en gasten en het bijhouden van diverse overzichten en mailinglijsten.
• Het regelen van praktische en facilitaire zaken, zoals bezoekerspassen, reserveringen, voorraden en andere ondersteunende processen op de afdeling.
• Het organiseren van groepsmeetings, teammomenten en onboarding binnen de unit Klinische Epidemiologie.
• Het beheren en actueel houden van de website en andere praktische communicatie-uitingen van de unit.
• Het signaleren van verbeterpunten en actief bijdragen aan een efficiënte inrichting van de ondersteuning voor beide units. 

Omdat deze rol nog verder vorm krijgt, is er volop ruimte om mee te denken over een praktische en efficiënte inrichting van de werkzaamheden.

Werkomgeving

Binnen de afdeling Cardiologie werk je voor twee onderzoeksunits met ieder een eigen dynamiek. Experimentele Cardiologie richt zich op multidisciplinair onderzoek naar de mechanismen achter cardiovasculaire aandoeningen en werkt intensief samen met andere onderzoeksgroepen binnen en buiten Erasmus MC. De unit Klinische Epidemiologie leidt onderzoekslijnen gericht op verscheidene cardiovasculaire ziektebeelden in patiëntpopulaties, en ondersteunt daarnaast wetenschappelijk onderzoek en samenwerking binnen de afdeling.

In deze functie ondersteun je voor het grootste deel het hoofd van de Experimentele Cardiologie en de onderzoeksgroep waarvoor het hoofd verantwoordelijk is. Daarnaast bied je ondersteuning aan de 2 leidinggevenden van de unit Klinische Epidemiologie, en hun onderzoeksgroep. Voor deze unit gaat het enerzijds om ad hoc secretariële ondersteuning en anderzijds om een bredere rol in de organisatie van de unit. Denk hierbij aan het organiseren van groepsmeetings, teammomenten en onboardings, en het beheren en actueel houden van de website. 

Profiel

Deze veelzijdige functie past goed bij jou als je representatief en servicegericht bent, graag samenwerkt, maar ook zelfstandig goed functioneert. Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden, neemt initiatief en brengt structuur aan in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Daarnaast: 

• Heb je een secretariële opleiding afgerond en minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Beschik je over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Beheers je Microsoft Office, waaronder Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams en SharePoint, goed.
• Heb je bij voorkeur ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en het ondersteunen van teamprocessen.
• Is kennis van Oracle EBS en AFAS een pluspunt.

Bekijk hier de voorwaarden voor indiensttreding bij Erasmus MC.

Wat bieden wij

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een bruto maandsalaris tussen de € 3.020,- en € 4.041,- (schaal 7) bij een 36-urige werkweek.
• Een cao-salarisverhoging van 3,5 % per juli 2026.
• Een 13e maand die we in november uitkeren en een reiskostenvergoeding.
• Een pensioenverzekering bij het ABP. Wij betalen 70% van je pensioenpremie waardoor je netto salaris hoger uitvalt dan je misschien denkt. 

En wist je dat we een inhouse sportschool en fietsenmaker hebben?

Alle arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao Universitair Medische Centra.

Meer informatie

Maak van deze vacature jouw nieuwe baan. Solliciteer nu via de sollicitatiebutton. Het begint met doen.

Inhoudelijke vragen over de vacature? Jennifer Beijleveldt, teamleider secretariaat Cardiologie, beantwoordt deze met plezier via 06 311 351 08.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie is niet gewenst.